Giấy chứng tử (hay còn gọi là giấy khai tử hoặc bản trích lục đăng ký khai tử) là một tài liệu pháp lý quan trọng, xác nhận sự ra đi của một cá nhân. Không chỉ giúp gia đình hoàn tất các thủ tục hành chính như thừa kế tài sản, giải quyết chế độ tử tuất, xác định tài sản chung vợ chồng hay tình trạng hôn nhân để tái hôn, mà giấy chứng tử còn là điều kiện cần thiết để tiến hành mai táng hoặc hỏa táng.
Bài viết này đội ngũ hoa viên Sala Garden sẽ hướng dẫn chi tiết cách cấp giấy chứng tử theo quy định pháp luật Việt Nam, dựa trên Luật Hộ tịch 2014 và các nghị định liên quan.
Các trường hợp cần cấp giấy chứng tử
Giấy chứng tử được cấp cho người chết thông qua thủ tục đăng ký khai tử. Đây là yêu cầu bắt buộc để xác nhận pháp lý sự ra đi của người thân, đặc biệt trong các trường hợp sau:
- Xác định quyền thừa kế tài sản, đất đai.
- Giải quyết chế độ tử tuất, hỗ trợ tài chính từ bảo hiểm xã hội.
- Xác nhận tình trạng hôn nhân để tái hôn.
- Cung cấp bản sao cho trung tâm hỏa táng nếu chọn phương thức hỏa táng.
- Thông báo cho các cơ quan như ngân hàng (để khóa tài khoản), cơ quan làm việc hoặc bảo hiểm xã hội (để dừng chi trả lương hưu).
Ngoài ra, việc đăng ký khai tử còn giúp chính quyền địa phương quản lý thông tin di trú, tài sản và hỗ trợ gia đình từ cơ quan y tế, xã hội. Bạn phải thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày người đó mất để tránh các rủi ro pháp lý.
Lưu ý quan trọng: giấy Chứng Tử và giấy báo tử là 2 loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau ( tuy nhiên vẫn có nhiều người hiểu lầm qua lại giữa 2 loại giấy tờ này)
- Giấy Báo Tử là văn bản do cơ sở y tế (bệnh viện, trạm y tế) cấp ngay sau khi bác sĩ xác nhận một người đã qua đời, dùng để tổ chức tang lễ hoặc hỏa táng trong thời gian ngắn.
- Giấy chứng tử là văn bản pháp lý chính thức do UBND xã/phường cấp sau khi hoàn tất thủ tục khai tử, và là căn cứ bắt buộc để xử lý các thủ tục hành chính như thừa kế, bảo hiểm, hộ khẩu, tài sản.
Tham khảo thêm: thủ tục mua bán đất nghĩa trang
Các bước thực hiện để cấp giấy chứng tử
1. Chuẩn bị hồ sơ
Để cấp giấy chứng tử, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ. Hồ sơ bao gồm giấy tờ phải xuất trình (để kiểm tra) và giấy tờ phải nộp (giao cho cơ quan). Dưới đây là danh sách cụ thể:
Giấy tờ phải xuất trình:
- Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người yêu cầu (vợ, chồng, cha mẹ, con hoặc người thân thích khác).
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết (nếu có).
- Nếu không xác định được nơi cư trú, thì giấy tờ chứng minh nơi người đó chết.
Giấy tờ phải nộp:
- Tờ khai đăng ký khai tử (ghi đầy đủ thông tin: họ tên người chết và người khai, nơi chết, nguyên nhân chết, ngày giờ chết theo dương lịch).
- Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp, tùy trường hợp:
- Chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp.
- Chết do thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp.
- Bị Tòa án tuyên bố đã chết: Quyết định/Bản án của Tòa án.
- Chết trên phương tiện giao thông, do tai nạn, chết đột ngột hoặc có nghi vấn: Cơ quan công an hoặc cơ quan giám định pháp y cấp văn bản xác nhận.
- Các trường hợp khác: UBND xã nơi người chết cấp giấy báo tử.
- Nếu người yêu cầu là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền (không cần công chứng nếu là người thân trong gia đình như ông bà, cha mẹ, anh chị em, con; phải kèm giấy tờ chứng minh mối quan hệ).
Lưu ý: Nếu nộp qua bưu chính, phải gửi kèm bản sao có chứng thực của các giấy tờ xuất trình.
2. Nơi nộp hồ sơ và cách nộp giấy chứng tử
- Nơi nộp: UBND cấp xã (xã, phường) nơi người chết cư trú cuối cùng. Nếu không xác định được, nộp tại UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể.
- Cách nộp:
- Trực tiếp tại UBND cấp xã.
- Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính (kèm bản sao chứng thực các giấy tờ cần thiết).
Người yêu cầu có thể tự thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác theo quy định.
3. Quy trình thực hiện các bước chi tiết
Thủ tục đăng ký khai tử và cấp giấy chứng tử được thực hiện tại UBND cấp xã theo quy trình đơn giản sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ giấy tờ như trên, đặc biệt là tờ khai đăng ký khai tử và giấy báo tử từ cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp hồ sơ: Đến UBND cấp xã, điền và nộp đơn khai tử cùng các giấy tờ. Nếu ủy quyền, mang theo văn bản ủy quyền và giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Kiểm tra hồ sơ: Công chức tư pháp – hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đúng quy định, họ sẽ ghi nội dung vào Sổ hộ tịch và khóa thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
- Cấp kết quả: Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp bản trích lục đăng ký khai tử (tức giấy chứng tử) cho người yêu cầu. Bạn có thể nhận ngay trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ.
- Thông báo thêm: Sử dụng giấy chứng tử để thông báo cho các cơ quan liên quan (ngân hàng, bảo hiểm, cơ quan làm việc) và tiến hành mai táng hoặc hỏa táng.
4. Thời gian giải quyết và lệ phí
- Thời gian: Giải quyết ngay trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ, hoặc không quá 03-05 ngày làm việc nếu cần xác minh thêm.
- Lệ phí: Không quá 8.000 VNĐ. Miễn phí trong các trường hợp: Đăng ký đúng hạn (trong 15 ngày), người có công với cách mạng, người khuyết tật, hộ nghèo.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện
- Thời hạn: Nên đăng ký trong vòng 15 ngày kể từ ngày mất để được miễn phí và tránh phạt (nếu chậm trễ nhằm trục lợi, phạt từ 10-20 triệu đồng đối với cá nhân).
- Thông tin chính xác: Đảm bảo ghi đúng họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi chết, nguyên nhân chết để tránh chậm trễ xác minh.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu người chết có tài khoản ngân hàng, lương hưu hoặc đang làm việc, hãy thông báo ngay sau khi có giấy chứng tử để xử lý quyền lợi và khóa tài khoản.
- Hỗ trợ: Thủ tục này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp gia đình nhận hỗ trợ từ xã hội. Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ cán bộ hộ tịch địa phương để được hướng dẫn.
Hiện nay mỗi địa phương đều có thể có những chính sách liên quan về việc cấp giấy chứng tử khác nhau, tốt nhất bạn nên tìm hiểu kỹ để tránh mất thời gian. Với công nghệ số hoá hiện nay thì chúng ta có thể sử dụng các cổng dịch vụ công quốc gia để điền thông tin và xin cấp online.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các thủ tục và cẩm nang liên quan đến tang lễ, bạn có thể gọi điện trực tiếp cho Hotline của nghĩa trang Sala Garden để được hỗ trợ nhé.
